Zásady spracovania osobných údajov a systém ochrany osobných údajov podľa nariadenia GDPR

vypracované v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov v zmysle článku 13 a 14 Nariadenia (ďalej len „GDPR“)  a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“) 

Prevádzkovateľ:

Názov spoločnosti: Vitabi s. r. o.

Adresa sídla: Nesluša 463, 023 41 Nesluša

IČO: 54875439

V zastúpení: Vladislav Ondrušek

Tel. č.:  +421948271393

E – mail: vladislavondrusekml@gmail.com  

(ďalej len ako „Prevádzkovateľ“)

Prevádzkovateľ  (Správca)  nemá povinnosť vymenovať/určiť  Zodpovednú Osobu.

Základné pojmy

Osobnými údajmi sú údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby, alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu. 

Spracúvanie osobných údajov je spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami.

Dotknutou osobou je každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.

Prevádzkovateľom každý, kto sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene.

Sprostredkovateľom každý, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.

Príjemcom je každý, komu sa osobné údaje poskytnú bez ohľadu na to, či je treťou stranou.

Zodpovednou osobou osoba určená prevádzkovateľom alebo sprostredkovateľom, ktorá plní úlohy podľa tohto zákona.

Profilovanie je akákoľvek forma automatizovaného spracúvania osobných údajov, ktoré pozostáva z použitia týchto osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných aspektov týkajúcich sa fyzickej osoby, predovšetkým analýzy alebo predvídania aspektov dotknutej fyzickej osoby súvisiacich s výkonnosťou v práci, majetkovými pomermi, zdravím, osobnými preferenciami, záujmami, spoľahlivosťou, správaním, polohou alebo pohybom.

Pseudonymizácia je spracúvanie osobných údajov takým spôsobom, aby osobné údaje už nebolo možné priradiť konkrétnej dotknutej osobe bez použitia dodatočných informácií, pokiaľ sa takéto dodatočné informácie uchovávajú oddelene a vzťahujú sa na ne technické a organizačné opatrenia s cieľom zabezpečiť, aby osobné údaje neboli priradené identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe.

Informačný systém je akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe.

Tretia strana je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt než dotknutá osoba, prevádzkovateľ, sprostredkovateľ a osoby, ktoré sú na základe priameho poverenia prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa poverené spracúvaním osobných údajov.

Doba uchovávania údajov

Osobné údaje sú uchovávané po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelu spracúvania a následne podľa lehôt určených Registratúrnym plánom prevádzkovateľa v súlade s platnou legislatívou.

Účtovné a daňové doklady: 10 rokov (v zmysle Zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a daňových zákonov). 

Mzdové listy: 50 rokov od roku ich vyhotovenia (v zmysle Zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a predpisov sociálneho zabezpečenia). 

Obchodné a kúpne zmluvy: Po dobu trvania zmluvného vzťahu a po dobu nevyhnutnú na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov (počas plynutia premlčacích lehôt podľa Občianskeho zákonníka č. 40/1964 Zb. a Obchodného zákonníka č. 513/1991 Zb.). 

Elektronická pošta (zamestnanci a poverené osoby): V prípade skončenia pracovnoprávneho alebo iného vzťahu s oprávnenou osobou prevádzkovateľ ukončí používanie e-mailovej adresy danej osoby v lehote do 30 dní od skončenia daného vzťahu. 

Príjemcovia osobných údajov

Orgány verejnej moci: Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, Finančná správa, Inšpektorát práce, súdy, orgány činné v trestnom konaní a iné subjekty na základe zákonného oprávnenia.

Sprostredkovatelia: Zmluvne poverení partneri zabezpečujúci externé služby 

Poskytovateľ účtovných a mzdových služieb 

Poskytovateľ služieb BOZP, PO a PZS: vedenie agendy bezpečnosti pri práci, požiarnej ochrany a pracovnej zdravotnej služby. 

Poskytovateľ GPS monitoringu: správa GPS vo firemných vozidlách. 

Poskytovateľ platobnej brány: spracovanie platobných transakcií na e-shope. 

Správca interných systémov: správa aplikácie FISPP. 

Poskytovatelia webhostingu a IT infraštruktúry: Subjekty poskytujúce webový priestor na technické prevádzkovanie e-shopu 

Automatizované rozhodovanie

Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie v zmysle článku 22 GDPR.

Cezhraničný prenos

Prenos osobných údajov do tretích krajín sa v rámci hlavných činností nevykonáva. Pri využívaní vybraných digitálnych služieb (napr. analytické nástroje, cloudové služby) dochádza k prenosu len za predpokladu splnenia podmienok GDPR a zabezpečenia primeraných záruk (napr. štandardné zmluvné doložky).

Podmienky zabezpečenia osobných údajov

Prevádzkovateľ prehlasuje, že prijal vhodné personálne, technické a organizačné opatrenia k zabezpečeniu ochrany osobných údajov.

Prevádzkovateľ prijal technické opatrenia na zabezpečenie dátových úložísk a úložísk osobných údajov v spisovej podobe.

Prevádzkovateľ prehlasuje, že k osobným údajom majú prístup výlučne ním poverené osoby.

Vaše práva:

Právo na prístup k údajom

Máte právo vedieť, či spracúvame Vaše osobné údaje. Pokiaľ ich spracúvame, môžete nás požiadať o prístup k nim. Na základe Vašej žiadosti vydáme potvrdenie s informáciami o spracúvaní Vašich osobných údajov. 

Právo na opravu 

Máte právo na to, aby Vaše osobné údaje, ktoré spracúvame, boli správne, úplné a aktuálne. Pokiaľ sú Vaše osobné údaje nesprávne alebo neaktuálne, môžete nás požiadať o opravu alebo doplnenie.

Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“)

Za určitých okolností máte právo, aby sme Vaše osobné údaje vymazali. O vymazanie Vašich údajov nás môžete požiadať kedykoľvek. Vaše osobné údaje vymažeme, ak:

- osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali;

- dotknutá osoba odvolá súhlas, pokiaľ sa spracúvanie vykonáva na základe súhlasu dotknutej osoby, 

- dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu,

- osobné údaje sa spracúvali nezákonne,

- osobné údaje musia byť vymazané, aby sa tým splnila zákonná povinnosť,

- ak ste dieťa, príp. rodič dieťaťa, ktoré súhlasilo so spracúvaním osobných údajov cez internet.

Právo na obmedzenie spracúvania

Môžete nás požiadať, aby sme obmedzili spracúvanie vašich osobných údajov. Pokiaľ Vašej žiadosti vyhovieme, Vaše osobné údaje budeme iba uchovávať a ďalej s nimi pracovať nebudeme. K obmedzeniu spracúvania Vašich údajov dôjde, ak

- nám oznámite, že Vaše osobné údaje sú nesprávne, a to až dokým neoveríme ich správnosť,

- spracúvame Vaše osobné údaje nezákonne, avšak Vy nesúhlasíte s ich vymazaním a na miesto toho žiadate, aby sme spracúvanie Vašich osobných údajov len obmedzili,

- Vaše údaje už nepotrebujeme, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich práv

- namietate voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, a to až kým neoveríme, či naše oprávnené záujmy prevažujú nad vašimi dôvodmi.

Právo na prenosnosť údajov

Máte právo žiadať, aby sme Vám poskytli Vaše osobné údaje v elektronickej forme (napr. súbor XML alebo CSV), ktorá Vám umožní ľahko si preniesť údaje do inej spoločnosti. Tiež nás môžete požiadať, aby sme Vaše osobné údaje preniesli vybranej spoločnosti priamo my. Vašej žiadosti vyhovieme v prípade, že ste nám poskytli osobné údaje priamo Vy a dali ste nám na ich spracúvanie súhlas.

Právo namietať

Máte právo namietať, že spracúvame Vaše osobné údaje. Ak Vaše osobné údaje spracúvame v nasledovných prípadoch:

- z dôvodu nášho oprávneného záujmu,

- vytvárania zákazníckeho profilu,

- môžete namietať ich spracúvanie, ak máte na to osobné dôvody.

Právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania

máte právo, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní a má právne účinky, ktoré sa Vás týkajú alebo Vás podobne významne ovplyvňujú. 

Vaše právo zahŕňa:

• právo na ľudský zásah zo strany prevádzkovateľa
• právo vyjadriť Vaše stanovisko
• právo napadnúť takéto rozhodnutie

výnimky z tohto práva sú možné v prípade ak je rozhodnutie:

• nevyhnuté na uzavretie alebo plnenie zmluvy
• povolené právom Únie alebo členského štátu
• založené na výslovnom súhlase

Právo odvolať súhlas

ak prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe súhlasu/výslovného súhlasu, máte právo kedykoľvek tento súhlas odvolať

Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov

Ak sa domnievate, že vaše osobné údaje sú spracúvané nespravodlivo alebo nezákonne, máte právo podať sťažnosť (návrh na začatie konania) dozornému orgánu, ktorým je: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava Tel.: +421 /2/ 3231 3214 Email: statny.dozor@pdp.gov.sk Web: https://dataprotection.gov.sk“

Ako môžete tieto práva vykonávať?

S Vašou žiadosťou sa môžete na nás obrátiť niektorým z týchto spôsobov:

mailom: vladislavondrusekml@gmail.com

telefonicky: +421948271393

alebo poštou na korešpondenčnú adresu: Nesluša 463, 023 41 Nesluša

Tieto Zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú platnosť a účinnosť ich zverejnením na Webovom sídle.